ALGUMAS REGRAS NO ENVIO DE E-MAILS

A comunicação por e-mails é prática e muito rápida, mas nem sempre a melhor solução para determinados casos. Por isso, antes do envio verifique se o assunto pode realmente ser tratado por esse tipo de comunicação através de mensagens objetivas e curtas. E não deixe de usar uma saudação no início e assinatura no fim dos e-mails.
Abreviaturas: evite usá-las em exagero. Emoticons devem ser evitados no campo profissional ou em mensagens mais formais.
Attachments (arquivos anexados): usados para imagens e tudo o que puder ser "retirado" do texto sem que ele perca o sentido. Imagens e/ou mensagens eróticas e/ou engraçadinhas não devem ser enviadas para ambientes profissionais.
Forward: Ao repassar uma mensagem, tenha o cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário.
Óbvio: não repasse piadinhas, nem correntes religiosas, nem avisos de vírus. Este tipo de coisa é inconveniente.
Vários destinatários: selecione os mais importantes na hierarquia e coloque-os por ordem alfabética no campo "destinatário". Os demais seguem no campo "com cópia" também por ordem alfabética.
- cco (com cópia oculta): ao mandar uma mensagem com cco, coloque o seu endereço no destinatário e o grupo em cco. Desta forma, seus amigos não saberão para quais e quantas pessoas a sua mensagem foi enviada.
Respostas: E-mails devem ser respondidos. Estabeleça prioridades e responda-os na ordem. Deixar de responder a um e-mail corresponde a ignorar um telefonema. E mais, não se deve cobrar uma resposta. Ao enviar uma mensagem, dê um tempo para a resposta poder ser elaborada e enviada a você.
No mundo atual, estamos vivendo uma era de comunicação rápida, mas não quer dizer que por isso deva ser com linguagem incorreta, mal educada, indiscreta. Muito pelo contrário, o bom senso diz que devemos nos aprimorar nessa nova forma de comunicação e fazê-la com excelência. Portanto, é bom rever os seus e-mails enviados assim como os recebidos e começar a fazer as devidas correções, inclusive verificando se há algum que esteja sem sua resposta. Porque a tendência é que sejamos cada vez mais seletivos em relação às mensagens que recebemos assim como aos destinatários, e também aos remetentes que enchem nossas caixas postais com mensagens demoradas em ppt, sempre colocando no campo do assunto: “Esta é linda!”, “Vale a pena ler!” etc. Esses remetentes correm apenas um risco: o de enviar um e-mail de real importância que não será lido.
Um abraço a todos!